新建定购单的步骤如下:
使用管理员的用户名和密码来登录到AssetExplorer。
点击页签下面的新建定购单链接。这样将打开添加定购单的画面。
第一步 - 常规明细
创建定购单需要分四步。第一步用来收集定购单(PO)的常规信息,如:定购单的所有者,关联的厂商等。
定购单的所有者,缺省情况下就是创建此定购单的用户。其中,定购单号(PO #) 和厂商名是必需的。
输入定购单号(PO #)和定购单名,为了便于您输入定购单号,最后输入的定购单号显示在定购单输入域下。
利用日历 图标,选择定购单中所列物品的交付日期。
从厂商下拉列表中选择合适的厂商。如果所选厂商的联系信息已经输入,它们会自动填写到相应的输入框中。您不能编辑这些信息。如果没有列出厂商,可以点击旁边的新建链接,创建新的厂商。点击新建之后会弹出新建厂商的对话框。
在对话框中输入厂商名,描述以及联系人等信息。
点击保存按钮,新添加的厂商将会列在下拉框中,并被选中。
在签字授权输入域输入负责定购单的提交与验收的负责人的名称。
输入该定购单的描述,或者在备注中输入其他信息。
如果有与该定购单关联的条款,可在条款中输入。
点击保存并进入下一步按钮,进入定购项目画面。
第二步 - 定购项目
该步骤用来指定从所选厂商,购买它所能提供的物品项目。画面中显示了所选的厂商,其中的三个输入域都是必需的。
从厂商能够提供的产品列表中选择您要购买的项目名称。如果已经定义了项目的单价,它会自动填写在单价输入框中,否则需要输入对应的信息。您也可以修改单价信息。如果厂商能够提供的物品没有列出在列表中,可以点击旁边的新建链接,创建新的产品项目。
点击新建之后,在弹出的对话框中输入产品名。
选定产品所属的产品类型。
输入该产品的价格。
点击保存按钮,新添加的产品将添加到列表中并被选中。
输入该产品的要求数量 。
点击添加项目按钮,所选项目将添加到已选项目列表中。您可以重复步骤1 - 4来添加多个项目。
如果有运送费用,可以在已添加的项目列表中的运送费栏目中输入对应的费用。
如果需要纳税,可输入税率,总计将会自动计算。
如果需要四舍五入成整数金额,可以在价格调整中输入适当的值。
如果添加了错误的项目,或者项目的明细有错误,您可以删除对应的项目。要删除某个项目,可以点击项目列表中的对应项目名旁边的删除图标。
点击保存并进入下一步按钮,进入货物运送信息画面。
第三步 - 运送信息
输入运送地址。
如果票据寄送地址和货物运送地址相同,可选中与运送地址相同的选项,否则输入票据寄送地址。
点击保存并进入下一步按钮,进入预览画面。
第四步 - 预览
本画面显示定购单的预览。它包括要产生的定购单的详细信息。
点击保存定购单,将创建定购单。如果您不想创建定购单,可以点击取消按钮,并在确认对话框中选择确定。
缺省情况下,所有创建的定购单都被划分为未批准的定购单。这些定购单需要经过批准过程才能使用,经过批准的定购单将会移到已批准的定购单中,被拒绝的定购单将会显示在被驳回的定购单中。