缺省情况下,所有创建的定购单都被划分为未批准的定单。在把定单发送到厂商、接收项目之前,需要批准该定购单。定购单(PO)批准处理从提交定购单等待批准开始,由负责审核定购单的人对定购单进行批准处理,或者批准,或者驳回。根据定购单的状态可以进行其他的操作。
要提交等待批准的定购单,可以:
使用用户名和密码登录到AssetExplorer。
点击标题栏的定购单页签, 它将缺省显示未批准的定单。如果想查看其他状态的定购单,可以选择对应的过滤选项。
从定购单列表中,点击需要提交等待批准的定购单号。
点击任务中的提交以便批准链接,打开提交等待批准的窗口。
选中发邮件通知选项, 会显示收件人和主题输入框。
输入负责批准定购单的负责人的邮件地址。如果需要,可手动编辑主题的内容。也可以定制通知规则的邮件模板。
在描述中,输入必要的信息。
点击保存按钮。
邮件通知将会发送到指定的收件人。邮件内容包含有指定的定购单的链接。点击该链接,批准人在登录之后,直接打开待批准的定购单。
对于已经提交等待批准的定购单,批准人可以批准/驳回定购请求。步骤如下:
点击对应的定购单的链接。
使用您的用户名和密码,管理员的用户名和密码,登录到AssetExplorer。将直接显示对应的定购单。
如果需要,您可以修改定购单。具体步骤可参见编辑定购单。点击任务中的批准该定购单链接,将打开批准定购单的窗口。在那里,您可以输入必要的注释来说明批准的理由等。如果需要发送邮件通知,可以选中发邮件通知选项,并指定要通知的邮件地址。
如果要拒绝该定购单,可以点击任务中的驳回该定购单的链接。这样会打开驳回定购单的窗口。在那里您可以输入驳回的理由。如果需要发送邮件通知,可以选中发邮件通知选项,并指定要通知的邮件地址。
被批准的定购单,将自动归类到已批准的定单下。同样,被拒绝的定购单将会归类到被驳回的定单下。对于被驳回的定单,可以对该定购单的内容进行修改,然后重新提交等待批准,也可以从系统中删除。